隨著香港和內(nèi)地聯(lián)系的日益緊密，港人到內(nèi)地探親、定居、領(lǐng)養(yǎng)子女或結(jié)婚的數(shù)量隨之增多，此外，大量的港商到內(nèi)地從事投資、經(jīng)商活動，然而內(nèi)地有關(guān)部門及人士無法了解香港當(dāng)事人的真實情況，如香港居民到內(nèi)地登記結(jié)婚，此時國內(nèi)的民政部門有必要了解該居民在香港的婚姻狀況;港商在內(nèi)地進行商業(yè)活動或投資，對外貿(mào)易經(jīng)濟合作部門等有關(guān)單位亦有需要對香港公司有若干的了解，如公司的商業(yè)登記紀(jì)錄，董事或股東數(shù)據(jù)，財務(wù)狀況等等。
在這樣的背景下，香港的中國委托公證人以其法律專業(yè)及豐富經(jīng)驗為香港居民、企業(yè)到內(nèi)地進行民事、商業(yè)活動所提交的文件中涉及發(fā)生在香港的法律行為、有法律意義的事實和文書提供一個證明的渠道。
現(xiàn)就辦理到內(nèi)地使用的公證文書的常見問題作答，希望能有助閣下對其了解：
問：中國委托公證人出具的公證書在何種情況適用?適用于什么地方?
答：委托公證人的業(yè)務(wù)范圍是證明發(fā)生在香港地區(qū)的法律行為、有法律意義的事實和文書。證明的使用范圍在內(nèi)地。
問：與國內(nèi)公證處出具的公證書有何區(qū)別?
答：在內(nèi)地，公證是指國家公證機關(guān)根據(jù)當(dāng)事人的申請，依法證明法律行為、有法律意義的文書和事實的真實性、合法性。公證處是國家公證機關(guān)，公證有別于私人證明，公證書是公證機關(guān)代表國家出具的證明文件。公證員是國家公務(wù)員，公證員不得同時以律師身份辦理公證業(yè)務(wù)，公證員受《公證程序規(guī)則》及《中華人民共和國公證法》及其它有關(guān)規(guī)定的約束。法律規(guī)定公證員享有審查的權(quán)利，當(dāng)公證員認(rèn)為當(dāng)事人提供的證據(jù)材料不完備或有疑點的，有權(quán)向有關(guān)單位、證人調(diào)查索取有關(guān)證明材料，并到現(xiàn)場作實地調(diào)查、勘驗，甚至從有關(guān)單位摘抄檔案或其它書面證據(jù)材料作為參考，因此由內(nèi)地公證員辦理的公證文書多數(shù)以“證明”的形式出具。
在香港，內(nèi)地使用的證明文書是由中國委托公證人根據(jù)當(dāng)事人的申請，依法證明發(fā)生在香港地區(qū)的法律行為、有法律意義的文書和事實的真實性、合法性。委托公證人受司法部委托，以個人名義為港人辦理證明文書，除了證明內(nèi)容是當(dāng)事人真實意思的表示外，也有責(zé)任根據(jù)《委托公證人辦理公證文書規(guī)則(試行)》的規(guī)定，審查當(dāng)事人提供材料的真實性和合法性。惟委托公證人進行調(diào)查取證時，并未享有特別的調(diào)查權(quán)，只能在香港法律許可的范圍內(nèi)向有關(guān)部門進行核實，審查。因此委托公證人辦理的證明文書多數(shù)以當(dāng)事人根據(jù)香港宣誓條例作出“聲明”的形式出具。
問：中國委托公證人需具備怎么樣的條件?
答：中國委托公證人必須具有香港認(rèn)可律師資格及執(zhí)業(yè)十年以上的資深律師，掌握內(nèi)地有關(guān)法律、法規(guī)和辦證規(guī)則,由中國司法部集中組織有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)考試、考核合格后委任。
問：公司資料證明書所需附件?
答：公司資料證明書的所需附件有：公司注冊證書確認(rèn)本或復(fù)印本、公司周年申報表、及秘書、董事資料更改通知書(如有)確認(rèn)本或復(fù)印本、公司之商業(yè)登記證書復(fù)印本。
問：申請收養(yǎng)的公證文書需要些什么附件?
答：申請收養(yǎng)的公證文書所需附件有：聲明人的身份證件、回鄉(xiāng)證、收養(yǎng)子女申請表正本、保證書正本、夫婦收養(yǎng)的,提供結(jié)婚證書復(fù)印本.單身收養(yǎng)的,提供香港婚姻登記處出具的無婚姻記錄證明書正本,或離婚證明書復(fù)印本,或配偶死亡證明書復(fù)印本、聲明人職業(yè)及經(jīng)濟收入證明書正本或復(fù)印本、醫(yī)院或注冊醫(yī)師出具的聲明人身體健康檢查證明書正本或復(fù)印本
問：繼承遺產(chǎn)聲明書需要些什么附件?
答：繼承遺產(chǎn)聲明書所需附件有：聲明人的身份證件復(fù)印本、房產(chǎn)證、土地使用證 、被繼承人死亡證明書復(fù)印本、如屬遺囑繼承,需附被繼承人的遺囑復(fù)印本。
問：申請同內(nèi)地人士結(jié)婚聲明書需要些什么附件?
答：申請同內(nèi)地人士結(jié)婚聲明書的所需附件有：聲明人的身份證件復(fù)印本、回鄉(xiāng)證、香港婚姻登記處出具的無婚姻記錄證明書正本。(如當(dāng)事人曾離婚, 則需另外提交離婚證及民事判決書)
問：公司授權(quán)委托書需要些什么附件?
答：公司授權(quán)委托書的所需附件有：公司注冊證書確認(rèn)本或復(fù)印本、公司周年申報表、及秘書、董事資料更該通知書(如右)確認(rèn)本或復(fù)印本、公司商業(yè)登記證書確認(rèn)本或復(fù)印本、公司董事會決議或董事會決議摘錄確認(rèn)本或復(fù)印本 (簽署委托書的授權(quán)代表之身份證明)
問：香港有限公司成立不足一年未能提供周年申報表，如何處理?
答：由于成立后的香港公司不足一年是不會有周年申報表的，這樣我們需要客人提供《首任秘書及董事通知書及出任董事或候補董事職位同意書》、《秘書及董事更改通知書(委任/離任)》、《注冊辦事處座落地點通知書》。
問：夫妻相方在收養(yǎng)國內(nèi)兒童時辦理離婚手續(xù)，應(yīng)如何辦理收養(yǎng)聲明?
答：應(yīng)在夫妻相方辦理好離婚手續(xù)后，再辦理收養(yǎng)聲明。由于在收養(yǎng)聲明中需要填寫是否有配偶一欄。若當(dāng)時人在收養(yǎng)過程中被核準(zhǔn)離婚，即與原件不符，將影響該收養(yǎng)聲明書的效力。
問：在放棄繼承聲明書中，所有的放棄繼承人都需要在上面簽署?
答：所有的放棄繼承人都需要在放棄繼承聲明書上簽署。凡與該被繼承人有親屬關(guān)系的繼承人或放棄繼承人都需要附上親屬證明。
問：同一公證文書可以用于辦理多項事情嗎?
答：同一公證文書是不可以辦理多項事務(wù)的。委托公證人辦理公證文書應(yīng)遵循一事一證原則，不同的公證事項應(yīng)分別出具公證文書，不得隨意合并。
